議事録はTracへ

打合せの議事録は全てTracのwikiに記載するようにしている。議事録というと何だか打合せの後で作るイメージがあるけれど、私の場合、会議の案内を出す時点で既にアウトラインを記載してしまっている。

• 日時
• 出席予定者
• 検討すべき項目
• アクションアイテムの進捗状況

実際の打合せでは、このTracの画面を大型モニタに表示させて話を進め、議論の結論をその場で追記してしまう。アクションアイテムが必要ならその場でチケットを作成するし、既存チケットの進捗を確認してその場で更新、クローズすることもある。そんなわけで打合せが終わると同時に議事録も作成が完了。アクションアイテムの進み具合は、後で各チケットを参照すればよい。

何事もスピードが肝心。みんなが忘れていないうちに、情報共有を図り認識合わせを行っておく必要がある。会議の次の日以降に送られてきた議事録なんて、賞味期限が切れた情報に思えてしまうけど、前日の会議のことを詳しく覚えていられる人は多いのだろうか？（私の場合、書いたことは綺麗に忘れる主義です。そのための議事録だもんね）

なお、メールでアクションアイテムを管理するのは、メールの山の中に埋もれてしまう危険があるので、いつでも誰でも必ず最新情報に参照できるTracのチケットに入れておくのがお勧め。昔は、Pukiwikiを議事録用として使っていたのだけど、チケットでアクションアイテムを管理できるTracの方が優れているので乗り換えました。プロジェクト管理にもお勧めのツールだと思う。