メールが多すぎて困るなら...

仕事

仕事でのメールの話。受け取るメールが多すぎて処理に困るのなら、スピードが要求されるこの時代に生き残っていくことは不可能だろう。社内メールに対して数日後にやっと回答が来たり、受信メールボックスが満杯でメールが戻ってきてしまって驚くことがあるが、メールの山に忙殺される人が少なくないようだ。こんな人がボトルネックになると、送信者側の作業が止まってしまうし、他の仕事も遅れたりして悪影響を及ぼしてしまう。組織としての作業スピードを上げるために、メールの用件はさっさと片付けましょう。どうしてもたくさんのメールを処理できない場合には、下記の対策を取るべし。

  • 権限を他の人へ委譲し、代わりに判断してもらう
    • 特にリーダや管理職などに該当する。細かい内容は補佐役の人に処理してもらえば済むことだろう。逆に言うと、たくさんのメールに対処出来ないなら、そんな役職に位置する理由が無いのかも知れない。
  • 素早いリアクションを起こす
    • アクションが必要ならすぐに行動する、返信が必要ならすぐに返信する。対応を放置しておかないこと。後で処理しようと呑気に考えているからメールが貯まってしまうのだろう。
  • 斜め読みしてすぐに捨てる
    • 特にccで入ってくる連絡メールなどは、簡単に目を通しておく程度で済ませる。すべてのメールを読んで完璧に理解しようとするから時間が足りなくなってしまうのだ。
  • メールを濫用しない
    • 先方に出向いて直接話をしたり、電話一本で済む用事もある。そもそも隣の席の人へわざわざメールを送る必要など無いはず。
  • 余計なことまでメールに書かない
    • 結論として"Yes", "No"の判断を記載すれば良いメールも多い。社内での連絡なのに画面スクロールが必要なほどの長文メールは読む気がしない。

仕事上のメールで判断する限り、メールの処理が早い人ほどアクションも早いし、メールを溜め込む人ほどアクションも遅い感じがする。メールの山に追われる限り、自分で主導権を握ることは不可能だ。受信メールを片っ端から噛み砕いて、仕事のイニシアティブを取り戻そう。