メールと闘う現代人
毎日呆れるほど沢山のメールが届く。直接の関係者ではないのに「情報共有」という名の共同責任制によりccとして送られてくるメールが多く、全て無視するわけには行かないところが痛い。メールを素早く処理するのは現代人の必須スキルだが、油断するとメールの整理だけであっという間に時間が過ぎてしまう。ルールとポリシーを決めて、機械的かつ効率的にメールの山をさばいていく必要がありそうだ。
- 受信メールボックスは常に空にしておく
どうでも良いメールはナナメ読みして直ぐに削除、返信すべきメールは直ぐに返信、回答に時間がかかるものは取りあえず返信のドラフトを用意しておく。「後で時間ができたらじっくり読もう」なんて言うメールは決して再読する機会が無いと思う。メールは素早く片付けて、空の受信箱にささやかな満足感を感じられるようにしておきたい。 - メールで送るのはリンクのみにする
詳しい情報の在り処（共有サーバのパスや、wikiのurl等）を記載する方が手間は省けるし手っ取り早い。長々とメールに書くような内容なら、資料化しておくか或いは直接会って話をすべきだろう。 - 相手からの返信を待つメールには印を付ける
無視されているのか、放って置かれているのか知らないけれど、なかなか返事が返ってこないメールは珍しくない。これでは自分の仕事が滞ってしまうので、返事が返ってくるまで執念深くフォローする必要がある。 - 回答に時間がかかる場合は予め連絡しておく
いつまでも回答しないでいると、せっかちな人（例えばワタシのような人）が五月蝿く催促をしてくるので、その予防策として最終回答の予定を予め知らせておく。これならメールの催促電話がかかってくることも無く、安心して自分の仕事を進められる。 - 転送されて困る内容を書いてはいけない
自分が送るメールは、誰か他の人に転送される可能性があるという前提で書いておく。「ここだけの話」のつもりで書いたメールが知らぬ間に転送されてしまい、痛い目に遭った経験を持つ人は少なくないはずだ。 - ピンポンメールを止める
あたかもチャットのごとく延々とメールのやり取りが続く様子をccで見ていると、このメール大好きな人たちは仕事が無くてヒマなのかと勘ぐってしまう。電話1本をかければ効率的に進められる話を、わざわざ手間と時間をかけてメールに書き連ねる必要は無いはずだ。 - 話の証拠はメールに残す
人間の記憶力は結構いい加減なものなので、話をして合意に至ったはずなのに、ずっと後になって「言った」「言わない」という口論が持ち上がるケースが多い。そんなわけで簡単なものでも良いから、話の内容を覚えているうちに素早く確認メールをしておくと良い。これなら時間が経っても強力な証拠になるはずだ。なお、手間はかかるが出来るだけ自分で書いて送るようにすると、自分の方に都合の良い文面に調整出来るので更に便利だったりする ;-p
